Die E-Rechnung kommt ab dem 01.01.2025

Ab dem 01.01.2025 tritt in Deutschland eine grundsätzliche Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in Kraft. Der Gesetzgeber gibt dabei Anforderungen an die technische Ausgestaltung, den Umfang der Pflicht sowie verschiedene Zeitpunkte vor, zu denen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen auszustellen haben.

Als E-Rechnung bezeichnet das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.

Genauso ist somit auch die elektronische Übermittlung durch den Rechnungsaussteller und der elektronische Empfang durch den Rechnungsempfänger.

Die E-Rechnung muss – sowohl nach Erstellung als auch nach Übermittlung und Empfang – eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen.

Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate, wie z.B. Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (bspw. .tif oder .jpeg), erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Zwar sind diese auch elektronisch erzeugt, ggf. auch  elektronisch übermittelt und empfangen , jedoch handelt es sich dabei nur um digitale, bildhafte Darstellungen von Rechnungen.

Grundsätzlich existieren keine konkreten Technologievorgaben für die E-Rechnung.

Inhaltlich muss das strukturiert elektronische Rechnungsformat ab dem 01.01.2025 jedoch der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entsprechen.

In Deutschland beruhen insbesondere zwei führende Rechnungsformate auf der Norm EN 16931, die sog. „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Beide Formate werden bereits angewendet.

XRechnung

Bei der XRechnung handelt es sich um ein im öffentlichen Auftragswesen bereits gängiges Rechnungsformat. Es besteht aus einer XML-Datei. Zur Nutzung bedarf es eines Visualisierungstools. Anderenfalls ist das Format für das menschliche Auge nicht lesbar, da es keine visuelle Komponente beinhaltet.

ZUGFeRD

Bei dem ebenfalls bereits in Nutzung befindlichen ZUGFeRD handelt es sich um ein sog. hybrides Rechnungsformat. Dieses Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Sie besteht aus einer Bilddatei und einem strukturierten elektronischen Datenteil. Ab der Version 2.0.1 erfüllt eine ZUGFeRD-Rechnung die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Als Unternehmer sind Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn:

• Leistungen gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer erbracht werden
• auch land- oder forstwirtschaftliches Unternehmen
• umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer

Als inländische Unternehmer sieht das Gesetz diejenigen an, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. Ebenfalls als im Inland ansässig gelten in Deutschland belegene Betriebsstätten eines ausländischen Unternehmers.

Ausnahmen: Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:

• Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind,
• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro,
• Fahrausweise,
• Rechnungen an ausländische Unternehmer,
• Rechnungen an private Endverbraucher.

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.

Wichtig! Damit müssen auch Vermieter, Ärzte und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, die E-Rechnung ab 01.01.2025 empfangen zu können.

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern beginnt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2025.

Aber: Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller Übergangsfristen vor:

• Bis 31.12.2026 mit Zustimmung des Empfängers weiterhin ohne E-Rechnung möglich
• Bis 31.12.2027 für Unternehmen die im Vorjahr weniger als 800.000€ mit Zustimmung des Empfängers weiterhin ohne E-Rechnung möglich

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit zehn Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung an der E-Rechnung vorgenommen wurde.

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden.

Haben Sie Fragen oder benötigen Unterstützung um die Anforderungen zu erfüllen? Kontaktieren Sie uns, unser Team von UWW berät Sie und unterstützt Sie.